YAPPIKA adalah organisasi nirlaba yang telah berkiprah sejak 1991 di Indonesia yang bekerja untuk advokasi kebijakan dan perbaikan layanan publik di Indonesia. Pada tanggal 30 November–4 Desember 2026, YAPPIKA akan menyelenggarakan kegiatan Workshop Internasional di wilayah Jakarta yang membutuhkan fasilitas akomodasi hotel bintang 4 serta ruang pertemuan dengan kapasitas 20–40 orang.
Sehubungan dengan kebutuhan tersebut, YAPPIKA mengundang pihak hotel di wilayah Jakarta untuk menyampaikan penawaran harga dan informasi fasilitas yang tersedia dengan memperhatikan ketentuan berikut.
1. Fasilitas Meeting dan Teknologi Hybrid
- Menyediakan ruang pertemuan khusus dengan kapasitas 20–40 orang, pencahayaan yang memadai (diutamakan memiliki jendela), AC, serta lingkungan yang kondusif untuk kegiatan pertemuan. Apabila tersedia, mohon informasikan fasilitas ruang breakout selain ruang pertemuan utama.
- Menyediakan fasilitas Wi-Fi berkecepatan tinggi dan stabil, proyektor dan layar, mikrofon, sistem tata suara, flipchart, alat tulis, stopkontak, serta perangkat pendukung untuk mengakomodasi partisipasi virtual apabila diperlukan. Mohon mencantumkan secara terperinci daftar peralatan yang tersedia dalam penawaran.
2. Meals
Menyediakan pilihan menu yang dapat mengakomodasi kebutuhan diet peserta, termasuk vegetarian, vegan, halal, alergi makanan, serta kebutuhan diet khusus lainnya.
3. Aksesibilitas dan Kebutuhan Khusus
Hotel harus mudah diakses dan mampu mengakomodasi kebutuhan peserta penyandang disabilitas. Hal ini mencakup ketersediaan kamar yang aksesibel serta kemudahan mobilitas di area kamar, ruang pertemuan, dan area makan.
4. Keselamatan dan Keamanan
Menyediakan dukungan medis apabila diperlukan serta menerapkan protokol kesehatan, keselamatan, dan keamanan yang berlaku di hotel. Mohon informasikan fasilitas dan prosedur pendukung yang tersedia.
Ketentuan Penyampaian Penawaran
Pihak hotel diminta untuk menyampaikan surat penawaran resmi yang memuat rincian harga dan estimasi seluruh biaya yang dibutuhkan, termasuk:
- Akomodasi atau kamar hotel;
- Sewa ruang pertemuan;
- Meals;
- Peralatan meeting dan teknologi hybrid;
- Dukungan teknis selama kegiatan;
- Layanan antar-jemput bandara, apabila tersedia; dan
- Informasi fasilitas serta layanan pendukung lainnya.
Dokumen penawaran dapat dikirimkan melalui email ke procurement@yappika-actionaid.or.id paling lambat 23 Oktober 2026 pukul 12.00 WIB. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
